수입자재 발주 절차, 처음 맡고 가장 헷갈리는 포인트

수입자재 발주 절차, 처음 맡고 가장 헷갈리는 포인트

구매업무를 처음 맡고 가장 막막했던 부분 중 하나가 바로 수입자재였습니다. 국내 자재는 발주서 하나로 정리되는데, 수입자재는 어디서부터 어디까지가 구매 책임인지 감이 잘 오지 않았습니다.

이 글은 수입자재 전문가의 설명이 아니라, 구매부서로 이동한 뒤 실제로 헷갈렸던 수입자재 발주 절차를 실무 기준으로 정리한 기록입니다.

1. 수입자재도 시작은 ‘발주’다

수입자재라고 해서 특별한 문서로 시작하는 것은 아닙니다. 기본은 국내 구매와 동일하게 발주서입니다.

다만 수입자재 발주서에는 수량과 단가 외에 반드시 확인해야 할 요소들이 추가됩니다. 이 부분을 놓치면 이후 단계에서 문제가 발생합니다.

처음에는 통관이나 운송이 전부 물류 쪽 일처럼 보이지만, 발주 단계에서 조건을 어떻게 잡느냐에 따라 구매 책임 범위가 달라진다는 점을 나중에 알게 됐습니다.

2. 수입자재 발주에서 가장 먼저 확인해야 할 것

수입자재 발주에서 가장 헷갈렸던 건 ‘어디까지 구매가 책임져야 하는가’였습니다.

실무에서 가장 먼저 확인해야 할 것은 단가보다 거래 조건입니다.

• 인코텀즈 조건(FOB, CIF 등)
• 납기 기준일
• 운송 포함 여부

이 조건이 정리되지 않으면 발주서는 나갔는데 이후 비용이나 일정에서 혼선이 생깁니다.

3. 발주서만 보내면 끝이라고 착각하기 쉬운 이유

국내 구매에 익숙하면 수입자재도 발주서만 보내면 끝이라고 생각하기 쉽습니다.

하지만 수입자재는 발주 이후부터 변수가 시작됩니다. 생산 일정, 선적 일정, 통관 일정이 모두 다르기 때문입니다.

그래서 수입자재 발주에서는 발주서 발행 후에도 일정 확인과 조건 재확인이 계속 필요합니다.

이 과정에서 구매는 ‘실무를 직접 처리하지는 않지만 문제가 생기면 책임에서 자유로울 수 없는 위치’라는 걸 체감하게 됩니다.

4. 수입자재 절차에서 자주 헷갈리는 지점

구매 초기에 가장 헷갈렸던 부분은 다음과 같습니다.

• 통관은 구매 책임인가 아닌가
• 운송비는 어디까지 포함된 금액인가
• 납기 지연 시 누구에게 책임이 있는가

이 질문들에 대한 답은 발주서와 거래 조건에 이미 들어 있습니다. 다만 그걸 발주 전에 정확히 보지 않았을 뿐입니다.

5. 실무 기준으로 정리한 수입자재 발주 흐름

복잡해 보이지만 흐름은 단순합니다.

• 거래 조건 확인
• 발주서 발행
• 선적 일정 확인
• 통관·입고 일정 공유

구매가 전부 직접 처리하지는 않더라도, 이 흐름을 이해하고 있어야 문제가 생겼을 때 판단이 가능합니다.

마무리

수입자재 발주 절차는 처음 맡으면 복잡하고 부담스럽게 느껴집니다.

하지만 발주 단계에서 거래 조건과 책임 범위를 정리해 두면 이후 과정은 훨씬 단순해집니다.

이 글은 수입자재를 처음 접한 구매 담당자의 시점에서 실무 흐름을 정리한 기록입니다. 같은 상황에 있는 분들께 참고가 되기를 바랍니다.

 

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