발주서·계약서·견적서, 헷갈리면 생기는 실제 문제

발주서·계약서·견적서, 헷갈리면 생기는 실제 문제

구매업무를 맡기 전까지는 발주서, 계약서, 견적서를 크게 구분하지 않았습니다. 서류 종류가 다를 뿐, 결국 같은 거래를 위한 문서라고 생각했습니다.

하지만 구매 쪽을 직접 보게 되면서 이 세 문서는 역할도 다르고, 책임도 완전히 다르다는 걸 체감하게 됐습니다. 특히 이 구분이 흐려질 때 문제가 생긴다는 것도 함께 알게 됐습니다.

이 글은 법률 설명이나 교과서 정리가 아니라, 실무에서 실제로 헷갈리기 쉬운 지점을 기준으로 발주서·계약서·견적서의 차이를 정리한 기록입니다.

1. 견적서 – 아직 결정하지 않았다는 문서

견적서는 말 그대로 ‘이 조건이면 이 정도 비용이 든다’는 제안서에 가깝습니다. 구매가 확정되기 전 단계의 문서입니다.

실무에서 가장 많이 착각하는 부분이 바로 이 지점입니다. 견적서를 받아보고 조건이 마음에 들면, 이미 거래가 확정된 것처럼 생각하기 쉽습니다.

하지만 견적서는 구매자가 선택하기 전까지는 법적 구속력이 거의 없습니다. 단가, 납기, 조건은 언제든 바뀔 수 있습니다.

그래서 실무에서는 이런 말을 자주 합니다. “견적은 참고일 뿐이고, 아직 아무것도 확정된 게 아니다.”

2. 발주서 – 회사가 책임을 지겠다는 신호

발주서는 견적서와 가장 자주 헷갈리는 문서입니다. 형식도 비슷하고, 내용도 겹치는 부분이 많기 때문입니다.

하지만 발주서는 성격이 완전히 다릅니다. 발주서가 나간 순간, 회사는 해당 조건으로 구매를 하겠다는 의사를 공식적으로 표시한 상태가 됩니다.

즉, 발주서는 구매 확정 문서이자, 계약에 준하는 효력을 가집니다.

실무에서 “발주서 나갔나요?”라는 질문이 중요한 이유도 여기에 있습니다. 발주서가 나가기 전과 후는 책임의 무게가 완전히 달라집니다.

그래서 발주서에는 단가, 수량, 납기, 결제 조건이 반드시 명확해야 합니다. 작은 오타 하나가 실제 분쟁으로 이어지는 경우도 적지 않습니다.

3. 계약서 – 분쟁을 대비하는 문서

계약서는 발주서보다 한 단계 더 무거운 문서입니다. 모든 거래에 반드시 필요한 것은 아니지만, 분쟁 가능성이 있거나 금액이 크다면 계약서를 따로 작성하는 경우가 많습니다.

계약서의 목적은 단순한 구매 확정이 아닙니다. 문제가 생겼을 때 어떻게 처리할지를 미리 정해 두는 것입니다.

납기 지연 시 책임, 품질 문제 발생 시 조치, 손해 배상 범위 등은 계약서에서 가장 중요하게 다뤄지는 항목입니다.

그래서 실무에서는 “발주서는 거래를 시작하는 문서, 계약서는 문제를 대비하는 문서”라고 구분합니다.

4. 이 세 문서를 헷갈리면 생기는 실제 문제

실무에서 가장 흔한 문제는 이런 경우입니다. 견적서를 받아놓고, 이미 계약이 끝난 것처럼 판단해 버리는 상황입니다.

반대로 발주서를 발행한 뒤에도 “아직 확정된 건 아니지 않나?”라고 생각해 조건 변경을 쉽게 여기는 경우도 있습니다.

하지만 발주서가 나간 이후에는 변경이 아니라 협의가 됩니다. 이 차이를 이해하지 못하면 내부에서도 혼선이 생깁니다.

구매 쪽에서 이 세 문서를 명확히 구분하지 않으면, 결국 책임은 구매 담당자나 관리자에게 돌아오게 됩니다.

5. 실무에서 이렇게 구분하면 헷갈리지 않는다

실무 기준으로 정리하면 단순합니다.

• 견적서: 아직 선택 전, 참고 자료
• 발주서: 이 조건으로 구매 확정
• 계약서: 문제 발생 시 기준 문서

이 기준만 머릿속에 있어도, 구매 절차에서 문서 때문에 흔들리는 일은 크게 줄어듭니다.

특히 발주서를 언제 내보내야 하는지에 대한 판단이 훨씬 명확해집니다.

마무리하며

발주서, 계약서, 견적서는 비슷해 보이지만 역할이 완전히 다른 문서입니다.

이 차이를 명확히 구분하는 순간, 구매 절차가 훨씬 단순해지고 불필요한 책임 부담도 줄어듭니다.

이 글은 정답을 알려주기 위한 글이 아니라, 구매업무를 새로 보게 되면서 제가 직접 정리해 둔 기준을 기록한 글입니다. 비슷한 위치에 있는 분들께 참고가 되기를 바랍니다.

 

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